PROSPETTI CONTABILI E LA FLESSIBILITA’ DI JOB PAGHE

La preparazione della busta paga ha inizio con la Rilevazione delle Presenze. I dati ottenuti da questa prima operazione vengono elaborati per generare i “Cedolini”, ma l’attività di un Consulente del Lavoro non si ferma qui. La procedura di elaborazione delle paghe si completa con la predisposizione dei Prospetti Contabili, conosciuti anche come Note Contabili. 

In questo articolo e nel video seguente approfondiremo il flusso dei Prospetti Contabili, attraverso l’intervista al Dott. Massimo De Franceschi, Consulente del Lavoro, Presidente e Amministratore Delegato di Prima Data Lavoro Srl di Padova, che utilizza la procedura gestionale JOB Paghe di Sistemi Spa

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Buongiorno Dott. De Franceschi, ci spiega come si arriva alla predisposizione dei Prospetti Contabili? 

Una volta elaborati i Cedolini, tutti i documenti relativi alle paghe vengono consegnati all’azienda cliente (le buste paga, la distinta dei netti e tutto quello che serve all’azienda per pagare i dipendenti e gli F24). Questi documenti sono già predisposti dal software delle paghe JOB. Un documento di fondamentale importanza, che JOB gestisce in maniera ottimale, è la Nota Contabile, in JOB chiamato Prospetto Contabile. Questo serve al commercialista dell’azienda cliente per registrare in contabilità i costi e le partite generati dalle paghe dei dipendenti. 

La funzionalità che porta alla generazione dei Prospetti Contabili prevede che tutti gli “elementi” che costituiscono una busta paga e che rappresentano un movimento contabile del rapporto di lavoro siano classificabili. Significa che, a livello di voci retributive, è necessario associare un codice, detto Codice di Classificazione Economica, ad ogni elemento che compone la busta paga. 

Allo stesso modo è possibile gestire la classificazione dei contributi (tutto quello che movimenta la parte contributiva e previdenziale) e di tutti gli altri elementi che riguardano le paghe, che non sono voci retributive, attraverso la tabella degli “Elementi Generali”.  

Per esempio il “netto in busta” non è una voce retributiva, quindi per classificarla ai fini della nota contabile è necessario utilizzare la tabella degli Elementi Generali. In pratica tutti gli elementi che riguardano la movimentazione delle paghe devono essere classificati ai fini della nota contabile (le ore lavorate, le ore retribuite, le ore di straordinario e qualsiasi altro elemento). Questa disposizione non viene eseguita dall’utente ma è già di base predisposta da Sistemi, quando si avvia JOB tutti questi elementi sono già classificati e compilati. 

È possibile creare un “elemento” in busta paga personalizzato? 

Certamente, se c’è l’esigenza di creare una voce nuova è possibile farlo ed è necessario associare anche a questa una classificazione economica, affinché confluisca nella nota contabile, questa operazione dev’essere eseguita dall’utente. 

Normalmente le soluzioni software per le paghe prevedono degli schemi standard o poco flessibili, JOB Paghe invece permette di personalizzare questi schemi inserendo degli elementi per rendere il prospetto più dettagliato possibile. 

In questo modo il Consulente del Lavoro riesce a soddisfare maggiormente le esigenze del cliente. Per esempio è possibile creare una voce personalizzata all’interno del contratto di lavoro in uso, tale voce la si ritrova nel cedolino e si potrà agganciare ad un codice di classificazione in contabilità.  

Questo garantisce un ampio spazio di azione e di flessibilità all’interno delle procedure del Consulente del Lavoro, riducendo i tempi operativi

Completata la fase di classificazione di tutti i componenti del Cedolino si procede all’elaborazione di una BASE DATI, un grande foglio di Excel con l’elenco di tutti gli elementi classificati, distinti per ditta, per dipendente, per centri di costo, ecc. 

In questa base dati sono dettagliate le voci retributive, previste nei contratti di lavoro, già predisposte e codificate in JOB (es.: retribuzione ordinaria, straordinaria, permessi goduti, ecc.) e per ogni voce è presente la classificazione economica. Sono indicati inoltre i dati contributivi e quelli previdenziali, ognuno con il codice di classificazione economica assegnato e i dati degli Elementi Generali, per esempio l’IRPEF, il TFR, il Netto in busta, … Il Dott. De Franceschi con entusiasmo ci dice che “JOB rispecchia perfettamente il concetto di ESAUSTIVITA’.” 

Ci può spiegare meglio cosa intende per “Esaustività”? 

“Si perché il concetto di fondo di JOB Paghe è proprio l’esaustività!” Ci tiene a ribadire De Franceschi. 

“Una volta elaborate le paghe, lancio una procedura che si chiama Calcolo base dati economici che genera il grande foglio di excel: la Base Dati.” 

Tutte le informazioni che derivano dalla Base Dati devono essere “aggregate” per essere fruibili dall’utente finale. Questo passaggio avviene attraverso una procedura che si chiama Schemi di Aggregazione Standard. Gli Schemi di Aggregazione Standard sono già definiti da Sistemi e li trovo già pronti in JOB Paghe. Sono quelli che permettono l'elaborazione di tutti i dati per estrapolarli in un report o output (stampa, file, o altro).  

In JOB Paghe gli Schemi di Aggregazione Standard messi a disposizione sono 25, già codificati (per esempio: Schema Contabile per la contabilità ordinaria, per la contabilità dettagliata, per la contabilità sintetica, per la contabilità dettagliata con i ratei, contributo aggiuntivo Tfr, ecc.). 

Ottengo in questo modo dei prospetti contabili, o note contabili, per ogni utilizzo (es.: contabilità ordinaria, semplificata o contabilità professionisti) e tutta una serie di altri prospetti (prospetto di competenza, di cassa, di analisi dei costi, di analisi costo/consuntivo, di analisi costo orario, ecc.). In JOB Paghe se ne contano 27 già precostituiti, senza che l’utente debba fare nulla. Si può affermare quindi che viene garantita una numerosità degli standard messi a disposizione da Sistemi. 

Inoltre ritrovo in JOB un altro concetto importante: LA PERSONALIZZAZIONE TOTALE

“Se ci sono esigenze particolari posso soddisfarle. Posso personalizzare gli Schemi di Aggregazione (posso costruire i miei schemi come voglio), attraverso questa personalizzazione posso creare un file/tracciato che può essere importato dal software di contabilità che ha l’azienda cliente o lo Studio”.

JOB Paghe è integrato con i software di contabilità? 

L’integrazione automatica con la contabilità è garantita in caso di presenza di gestionali Sistemi, sia lato paghe che lato contabilità. Normalmente la contabilità dei cedolini si ferma con l’elaborazione del Prospetto Contabile. Nel caso in cui lo Studio, oltre a JOB, utilizzi anche un software gestionale Sistemi, il processo “di trasferimento dati” è automatico (per esempio se lo studio ha Profis). Nel caso in cui il Consulente del Lavoro utilizza altri software gestionali di contabilità (o il suo cliente ne faccia richiesta) si possono trasferire i dati di JOB con una procedura di trasformazione idonea a convertire i dati per essere acquisiti dal software gestionale diverso da Sistemi. 

Conclusioni 

Un ringraziamento particolare al Dott. Massimo De Franceschi per la disponibilità concessa e la scrupolosa spiegazione fornita. A nostro avviso permette, anche a chi non ha confidenza con il mondo delle paghe, di comprenderne alcuni passaggi fondamentali. Soprattutto si matura la consapevolezza che, in questo settore così complesso e articolato, l’utilizzo di un software valido, con automatismi che riducono notevolmente i tempi di elaborazione, è alla base di una buona organizzazione e reputazione dello Studio Professionale. Sentir parlare della soluzione JOB Paghe con così tanto entusiasmo e soddisfazione da un professionista che la utilizza da anni è per noi motivo di grande orgoglio.   

Per tutte le informazioni su JOB Paghe contattaci al numero 0437 938444 o scrivi un’e-mail a marketing@scponline.it